Dokumenty tożsamości, takie jak dowód osobisty są nam niemal niezbędne do życia. Staramy się uchronić swoje dane w każdy możliwy sposób. A więc nie należy być zaskoczonym, tym że co jakiś czas pojawiają się dyskusje związane z ich kserowaniem przez bank lub inne instytucje uprawnione.
Z czego wynika możliwość kserowania dowodów osobistych przez krajowe instytucje płatnicze?
Żeby zrozumieć, czy bank ma uprawnienia do kserowania naszych dokumentów tożsamości, zwróćmy się do dwóch przepisów, które pochodzą z dwóch różnych obowiązujących ustaw.
Zgodnie z art. 112b ustawy Prawo bankowe, banki mogą przetwarzać dla celów prowadzonej działalności bankowej informacje, zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych (czyli dowodach osobistych i paszportach, a w przypadku cudzoziemców – karty pobytu, polskiego dokumentu tożsamości lub dokumentu „zgoda na pobyt tolerowany”.
Kiedy bank może przetwarzać dane z dowodu osobistego?
Ustawodawca jako cel przetwarzania danych osobowych zawartych w dokumentach tożsamości wskazał „prowadzenie działalności gospodarczej”, takiej jak:
- udzielanie kredytów
- prowadzenie innych rachunków bankowych
- przeprowadzanie bankowych rozliczeń pieniężnych
- udzielanie pożyczek pieniężnych
Tak jak wspomniano wyżej, instytucją obowiązaną jest na przykład bank. Zwróćmy uwagę, że art. 112b. daje bankom uprawnienie do przetwarzania danych zawartych w dowodzie, a nie kserowania dowodu osobistego. Oznacza to, że na mocy przywołanej ustawy bank może przetwarzać wszystkie nasze dane z dowodu osobistego, ale nie ma możliwości kopiowania go.
Zastrzeżenie numeru PESEL. Ważna zmiana już od czerwca
Kiedy bank może kserować dowód osobisty?
Powyższa ustawa nie jest oczywiście jedyną, która reguluje działanie banków. W ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tzw. ustawa AML) w art 34.4 zapisano:
Instytucje obowiązane na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie.
Banki, ze względu na specyfikę prowadzonej przez siebie działalności, oczywiście podlegają pod wspomnianą wcześniej ustawę AML. Przepisy tej właśnie ustawy umożliwiają kserowanie dowodów osobistych, które do nas należą.
Instytucje obowiązane to oprócz banków także spółdzielcze kasy oszczędnościowo-pożyczkowe czy też krajowe instytucje płatnicze. Pełen katalog takich podmiotów znajduje się w art.2.1. ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Bank ma prawo do wykonania skanu dowodu, ale ma też obowiązki
Na instytucje obowiązane ustawa AML nałożyła szereg obowiązków. Należy do nich m.in. dokumentowanie rozpoznania ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane z nawiązywaniem stosunków gospodarczych lub przeprowadzeniem transakcji okazjonalnej.
Wynika to z art. 35 wspomnianej ustawy. Zgodnie z art. 34.1. ustawy AML środki bezpieczeństwa finansowego obejmują identyfikację klienta, beneficjenta rzeczywistego jak i osobę upoważnioną do działania w imieniu klienta oraz weryfikację ich tożsamości.
W Art. 37. 1. Ustawodawca polski wyjaśnia na czym polega weryfikacja tożsamości klienta, osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz beneficjenta rzeczywistego tj. potwierdzeniu ustalonych danych identyfikacyjnych na podstawie dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby fizycznej.
Sprawdź także: Czy umowa bez numeru dowodu jest ważna?
Czy kserowanie dowodu osobistego przez bank jest sprzeczne w zakresie ochrony danych osobowych?
Urząd Ochrony Danych Osobowych niezmiennie stoi na stanowisku, że instytucje finansowe nie mają prawa do kopiowania dokumentu tożsamości w każdej sytuacji. Najczęściej bowiem wystarczające jest okazanie dowodu osobistego do wglądu.
Natomiast zgodnie z przepisami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, instytucje obowiązane, do których należą m.in banki, ale też fundusze inwestycyjne, przedsiębiorcy prowadzący działalność kantorową w rozumieniu ustawy z dnia 27 lipca 2002 r. – Prawo dewizowe czy notariusze w zakresie wymienionych w powołanej ustawie czynności dokonywanych w formie aktu notarialnego, są uprawnione, by na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego wykonywać kopie dokumentów tożsamości.
– czytamy na oficjalnej stronie UODO.
Podsumowując, należy pamiętać, że bank nie powinien powoływać się na ustawę Prawo bankowe zamierzając skopiować nasz dowód osobisty, ponieważ ustawa nie daje mu takiego uprawnienia. Może ono z kolei wynikać z ustawy AML, ale w obszarze, kiedy konieczne jest zastosowanie środków bezpieczeństwa mających na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Aktualna klauzula RODO do CV 2024. Jak poprawnie sformułować zgodę?
Ksero dowodu osobistego a RODO
Ponadto instytucje finansowe jako administratorzy są zobowiązani do stosowania przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Zatem przed czynnością techniczną taką jak kserowanie dowodu osobistego muszą dokonać oceny, czy przetwarzanie na te potrzeby danych osobowych osoby fizycznej zawartych w kopii dowodu osobistego jest niezbędne.
Ksero dowodu osobistego. Co w przypadku zbierania i potrzeby weryfikacji danych?
Odmienne stanowisko zostało zaprezentowane w Komentarzu pod red. Agnieszki Sitek-Mikos (…)
W ramach prowadzenia działalności bankowej przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach tożsamości będzie polegało na zbieraniu danych osobowych, a następnie ich utrwalaniu przez spisywanie tych danych bądź robienie kopii i skanów dokumentów.(…) [1]
Autorzy krytycznie odnoszą się do stanowiska Prezesa UODO, wskazując, że:
(…) W związku z tym o ile należy się zgodzić z Prezesem UODO, że kserowanie dowodów osobistych nie jest uzasadnione w każdym przypadku, ponieważ obowiązuje zasada minimalizacji danych i celowości ich przetwarzania, o tyle trzeba podnieść, że gdyby wolą ustawodawcy była zmiana dotychczasowej praktyki banków w tym zakresie, to z punktu widzenia zasady stabilności prawa powinno to wynikać wprost z treści art. 112b pr. bank. Tym bardziej, że działalność bankowa i prawidłowa identyfikacja tożsamości klienta ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa deponowanych środków (…)[2] posługiwanie się taką czy inną techniką utrwalania tych danych (kopiowanie lub przepisywanie) nie przesądza samo przez się o legalności albo nielegalności tego utrwalania (przetwarzania)(…)[3]
Co grozi za publikowanie zdjęć bez zgody?
Precedens – utrwalanie danych poprzez kopiowanie dokumentów
Z kolei Naczelny Sąd Administracyjny (do 2003.12.31) w Warszawie (II SA 2869/00) wskazał, że:
(…) nie można utożsamiać ustalenia tożsamości za pomocą dowodu osobistego z przetwarzaniem danych osobowych w nim zawartych (…), a także (…)gromadzenie danych osobowych przez wykonanie kopii dokumentu zawierającego te dane jest kwestią techniczną (…) (…) Inaczej mówiąc, posługiwanie się taką czy inną techniką utrwalania danych (kopiowanie lub przepisywanie) nie przesądza samo przez się o legalności albo nielegalności tego utrwalania (przetwarzania) (…).
Polecamy artykuły naszych ekspertów:
NIS2 – sprawdź nowe wymagania dla firm
Incydenty i naruszenia ochrony danych osobowych w dni wolne od pracy i święta
Dane osobowe: Kompletny przewodnik po RODO na 2025 rok
Czy numer telefonu to dane osobowe? Ważne stanowiska UODO i sądu
Udostępnianie danych osobowych bez zgody
[1] K. Dygaszewicz [w:] Prawo bankowe. Komentarz, red. A. Mikos-Sitek, P. Zapadka, Warszawa 2022, art. 112(b).
[2] Ibid.
[3] Ibid.
Nagrywanie pracowników. Czy monitoring z dźwiękiem jest legalny?
