Wolność wyboru, elastyczne godziny pracy, własna ścieżka kariery – freelancing jawi się jako nowoczesna odpowiedź na korporacyjne schematy. Jednak wolność nie oznacza braku obowiązków. W epoce cyfrowej prywatność stała się walutą, a freelancer, który przetwarza dane osobowe, w zależności od tego w jakiej roli występuje, tj. roli administratora lub podmiotu przetwarzającego, powinien zadbać o zgodność swojej działalności z RODO. Co to oznacza w praktyce?
Freelancer jako administrator danych
Choć freelancerzy często pracują w pojedynkę, ich odpowiedzialność za dane osobowe klientów czy użytkowników stron internetowych nie różni się od tej, którą ponoszą duże korporacje. Administrator danych to podmiot, który decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych – a więc każda osoba zbierająca dane klientów, prowadząca newsletter, tworząca formularze kontaktowe, wystawiająca faktury. Tak, to właśnie Ty.
Obowiązek informacyjny: nie tylko formalność
Zgodnie z art. 13 RODO, jeśli dane osobowe są zbierane bezpośrednio od osoby, której dotyczą – np. za pomocą formularza na stronie czy w ramach umowy – musisz ją poinformować m.in. o:
- celu przetwarzania danych,
- podstawie prawnej,
- czasie przechowywania danych,
- prawach przysługujących osobie, której dane są zbierane.
Tę informację warto zintegrować z regulaminem świadczenia usług lub polityką prywatności, a w przypadku komunikacji e-mailowej – dodać w formie załącznika lub linku.
Bezpieczeństwo danych: cyfrowy rozsądek
Dbanie o bezpieczeństwo danych to nie tylko aktualizowanie systemu i instalacja antywirusa. To także:
- stosowanie certyfikatu SSL na stronie,
- tworzenie kopii zapasowych,
- korzystanie z silnych haseł,
- zabezpieczenie komputera w miejscu pracy – nawet jeśli jest to własna kuchnia,
- korzystanie z VPN przy łączeniu się z publicznymi sieciami Wi-Fi.
Umowy powierzenia danych – kiedy są potrzebne?
Jeśli zleceniodawca udostępnia Ci dane swoich klientów, musisz zawrzeć z nim umowę powierzenia przetwarzania danych. To samo dotyczy sytuacji, gdy sam korzystasz z usług podwykonawców – np. wirtualnej asystentki czy firmy mailingowej – mających dostęp do danych Twoich klientów.
Taka umowa powinna zawierać m.in.:
- cel i zakres przetwarzania,
- czas trwania umowy,
- zobowiązania stron w zakresie poufności i bezpieczeństwa danych.
Procedury i dokumentacja: warto mieć plan
Praca zdalna, choć wygodna, wymaga wdrożenia jasnych procedur:
- jak długo przechowujesz dokumenty?
- jak reagujesz na incydenty naruszenia ochrony danych?
- w jaki sposób komunikujesz się z klientami i przechowujesz dane kontaktowe?
Pamiętaj: brak dokumentacji to nie tylko problem w razie kontroli – to także brak wewnętrznego porządku, który w razie awarii czy utraty danych może mieć realne konsekwencje finansowe.
Dane freelancera też są danymi osobowymi – odpowiednia platforma pomoże je ochronić
Z perspektywy platformy (takiej jak np. Freelancehunt), również Twoje dane – imię, nazwisko, numer PESEL, NIP czy dane bankowe – podlegają ochronie. W zależności od celu mogą być przetwarzane na podstawie zgody lub na podstawie zawartej umowy. Masz prawo m.in. do ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a także wniesienia skargi do Prezesa UODO.
Podsumowanie
RODO nie jest potworem z korporacyjnej bajki. Dla freelancera to raczej mapa – wskazuje kierunek, jak bezpiecznie poruszać się po cyfrowym świecie. Wiedza o tym, co i jak przetwarzasz, to dziś element profesjonalizmu. A klient, który wie, że jego dane są u Ciebie bezpieczne – wróci.
Tekst powstał we współpracy z Freelancehunt
Polecamy nasze inne artykuły:
NIS2 – sprawdź nowe wymagania dla firm
Incydenty i naruszenia ochrony danych osobowych w dni wolne od pracy i święta
Największe kary RODO w historii Polski. Prognoza na 2026 rok
