Zgodne z prawem wykorzystanie adresu e-mail byłego pracownika

Urząd Ochrony Danych Osobowych wychodząc naprzeciw coraz częstszym pytaniom dotyczącym możliwości wykorzystania imiennego adresu e-mail byłego pracownika, w styczniu 2020 r. opublikował w tej sprawie opinię, w której jednoznacznie wskazał, że zachowanie takiego adresu jest dopuszczane przez prawo i przy spełnieniu pewnych, ściśle określonych warunków nie narusza ono przepisów z zakresu ochrony danych osobowych.

Powołując się na przywołane stanowisko Prezesa UODO, pracodawca po rozwiązaniu umowy o pracę wciąż pozostaje administratorem służbowego adresu poczty elektronicznej, z której korzystał pracownik. Oznacza to, że ma on prawo do przetwarzania tych danych w zakresie niezbędnym do realizacji własnych celów, nadrzędnych w stosunku do interesów oraz praw i wolności pracownika.Uprawnia go do tego art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. jego prawnie usprawiedliwiony interes wynikający z konieczności zachowania ciągłości procesów biznesowych, za które odpowiedzialny był pracownik i które wykonywał w imieniu i na rzecz organizacji. 

Pracodawca powinien jednak pamiętać o dwóch zasadach: 

• adres e-mail może służyć jedynie jako narzędzie do informowania nadawców wiadomości o nowych danych kontaktowych osoby, która przejęła obowiązki służbowe – np. poprzez wykorzystanie funkcji automatycznej odpowiedzi;
• nie jest dozwolone korzystanie z adresu w sposób czynny tj. bezpośrednie odpowiadanie na wiadomości za jego pośrednictwem oraz wykorzystywanie tego adresu w celu poszukiwania i kontaktowania się z nowymi klientami lub kontrahentami. 

Dodatkowo pracodawca musi być w stanie wykazać, że przetwarzanie to jest zgodne z zasadą: ograniczenia celu przetwarzania i minimalizacji przetwarzania, czyli powinno być ono ukierunkowane na konkretny cel – umożliwienie kontaktu stronom trzecim i realizacja postanowień zawartych umów. 

Tak przyjęte stanowisko UODO uprawnia również pracodawcę do odmowy usunięcia danych na żądanie byłego pracownika. 

Podsumowując: pracodawca jest uprawniony do przetwarzania imiennego adresu e-mail byłego pracownika na podstawie prawnie usprawiedliwionego interesu administratora, przy zachowaniu odpowiednich standardów bezpieczeństwa i spełnieniu ww. warunków.